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西安交通大学外宾接待经费管理办法
2016-03-15 17:45  

国际合作与交流处发文

西交际20168

 

 


西安交通大学外宾接待经费管理办法

     

第一条    为进一步规范我校外宾接待工作,加强外事接待经费管理,规范外事接待费报销标准与程序,根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行〔2013553号)等文件精神,结合学校工作特点和我校国际化建设实际情况,特制定本办法。

第二条    学校所有相关部门、学院部(系)及重点实验室接待国外、境外(含港澳台)来宾适用本办法,包括外籍专家(含港澳台)、境外各政府机构、大学院校、研究机构,企业、友好团体及个人等。

第三条    外宾接待工作应当坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则。

第四条    学校相关单位邀请外宾来访,应按照有关外事管理规定,严格执行计划审批制。未经批准或授权,不得对外发出正式邀请或做出承诺。接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数、天数,费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。

第五条    各单位应当从严从紧控制外宾接待经费,严格执行接待费开支标准,不得超预算或超标准接待。

第六条    受邀来访外宾接待,招待天数原则上不超过7天(含抵、离境当天),招待人数按照接待部门或单位内部规定及工作需要执行,超出部分一律由外宾自理。

第七条    外宾接待经费开支范围主要包括:住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、参观费、外事赠礼等。

第八条    住宿费按以下办法执行:

(一)      外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华。校级领导和国际著名专家学者(诺贝尔奖获得者、院士、国际学术组织主席、著名杂志主编、专业领域学术大师等高端专家,下同),可安排在五星级、四星级宾馆;其他外宾,安排的宾馆最高不超过四星级。如举办高端外事活动,根据实际情况,经国际处审核报经主管校领导批准后可酌情安排在五星级酒店。

(二)      外宾住房标准:校级领导、国际著名专家学者可安排套间,其他人员安排标准间或单间。

第九条    日常伙食费按照以下办法执行:

(一)     外宾日常伙食招待应当注意节俭,严格根据伙食费标准选择菜品,提倡采用自助餐等形式。  

(二)     外宾日常伙食标准(含酒水、饮料):校级领导和国际著名专家学者每人每天不超过500元,其他人员每人每天不超过300元。

第十条    宴请费按以下办法执行:

(一)  宴请外宾严禁讲排场,原则上安排在学校内部宾馆和餐厅就餐,特殊情况由国际处审核报经主管校领导批准后可安排在具有地方文化特色餐厅就餐。宴请不上高档菜肴和酒水,杜绝奢侈、浪费。除宴会外,提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

(二)  外宾宴请费(含酒水、饮料)标准:校级领导出面举办的宴请,每人每次不超过400元;院处级及以下人员出面举办的宴请,每人每次不超过300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

(三)  外宾在校访问期间,宴请一般只安排1次。

第十一条   交通费按以下办法执行:

(一)   外宾接待的出行活动应当安排集中乘车,合理使用车型,严格控制随行车辆。

(二)  外宾接待确需租用车辆的,接待单位需与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。

(三)  外专项目专家及国际知名专家学者来访根据项目类别和执行要求据实报销国际国内旅费,包括其从国外居住地到中国大陆出(入)境口岸之间的往返经济舱国际机票费用,和专家从出(入)境口岸至西安之间的往返交通费,报销费用时应提供国际机票发票和电子客票行程单,往返机票需提供来程登机牌。

(四)  其余外宾接待学校只负责落地接待,原则上不得列支外宾来华的国际旅费,特殊情况需要报销的,由国际处审核报经主管校领导签批。

(五)  学校邀请外宾确因工作需要需安排省外访问的,需提交书面申请报经国际处审批后,校级领导和国际著名专家学者可提供飞机商务舱、轮船一等舱和火车软席(含高铁/动车商务座、全列软席列车一等座、火车高级软卧),其他人员可提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席(含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧)。确因工作需要并经国际处批准,外方主宾的重要随行人员可随主宾乘坐相应舱位,原则上不超过1人。外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第十二条   对外赠礼按以下办法执行:

(一)   对外赠礼应当节约从简,不求奢华。实物礼品应当尽量选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品,提倡赠送师生作品。

(二)   原则上由接待部门赠礼1次,其他部门不得重复赠礼。如外方赠礼,可按对等原则回礼。

(三)   校领导赠礼,如受礼方为校级领导或国际著名专家学者,每人次礼品不超过400元;其他人员,可以视情况赠送小纪念品(不超过200元)。

(四)   对于来访的著名友好人士、社会名流等,确有必要赠礼的,按照校级领导标准执行。

第十三条     外宾来校访问期间所安排的参观活动,应事先在外宾接待计划中单独列出,并经审批后按以下标准执行:在校时间一周内,参观费每人不超过600元;在校时间一周以上一个月以内,参观费每人不超过1000元;可同时报销陪同一人费用。

第十四条     外宾来访期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他杂费等费用,除国家元首、政府首脑外,均由外宾自理。

第十五条     接待活动中,中方陪同人员人数应当根据实际工作需要确定,从严控制。外宾5人(含)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第十六条     陪同外宾赴省外访问期间,陪同人员伙食、住宿、交通等开支按照国内差旅费管理有关规定执行,由接待单位负担。确需与外宾同餐同住同行的,经国际处审核报经主管校领导批准,可按照对应的外宾接待标准实报实销。

第十七条     外宾接待费用的支付应严格按照国库集中支付和公务卡管理的有关制度,采用银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式支付。接待人员在完成外宾接待任务后,应及时(一般为2周以内)办理报销手续。

第十八条    校内各单位接待外宾需事先填写“西安交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访审批表”,报国际处审批。办理报销手续时,需提供内容填写完整、审批手续齐全的“西安交通大学外宾来访费用审批表”及原始费用发票。

第十九条    由国际处经费支持的国家外专局、教育部短期外籍专家项目、高端外国专家项目、海外名师项目以及特色项目等引智项目和由其他渠道(如:课题、基金等)经费支持的专家项目根据国家相关规定和各类项目的实施细则执行。办理报销时需提供内容填写完整、审批手续齐全的“西安交通大学外专项目执行审批表”和原始费用票据。非国际处经费支持的外专项目需事先填写“西安交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访审批表”,报国际处审批。

第二十条       校内各单位要严格执行学校有关外事规定。国际处、财务、审计、纪检等部门应当加强对外宾接待管理和经费使用情况的监督检查。对于违反本规定的个人,学校将视情节轻重给予党纪和政纪处分。

第二十一条 本办法由国际合作与交流处(港澳台事务办公室)和财务处负责解释。

第二十二条 本办法自颁布之日起执行。

附件1:西安交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访申请表

附件2:西安交通大学外宾来访费用审批表

附件3:西安交通大学外专项目执行审批表

 

                                    国际合作与交流处

                                    201631

 

 

 

 

 

 

附件1

西安交通大学外宾(含港澳台人士)短期来访审批表

                                                          编号:            

校内邀请人姓名

所在学院、专业

职务、职称

联系电话

被邀请人姓名

出生年月

国籍

性别

境外单位

证件号码

职务

职称

专业及学术领域

拟入境城市及日期

拟出境城市及日期

随行家属姓名

与被邀请人关系

国籍

证件号码

来访者简历及其学术专长、成就简介(请另附附件)

邀请理由包括来访目的、拟进行的讲学或合作研究的题目和预期效果(请另附附件)

来校活动日程:(请另附附件)

经费来源

(勾选并详细填写项目名称及编号)

1、学院(部、处)经费       

2、邀请人课题经费  (请填写项目名称及编号)

3、自费或其他 

学院(部、处)

审批意见

 

国际处审批意见

备注:1)外宾包括外籍专家(含港澳台)在内的来自境外(含港澳台地区)各政府机构、大学院校、研究机构,企业、友好

         团体及个人等所有相关外籍人士;

      2)请落实来访经费,并填写项目名称和编号;

      3)请于外专来访前两周上将此表提交至国际处项目办公室审核;

      4)如有问题,请咨询国际处项目管理办公室  029-82668533


附件2

西安交通大学外宾来访费用审批表

接待单位:

来访单位

  

来访时间

               日至                      

来访事由

 

来访人数

校内陪同人数

主宾级别

校级领导和著名专家学者 □          其他 □

来访人员名单

                                      *可添加附件,含姓名和职务

校内陪同名单

         *可添加附件,含姓名和职务

国际/国内旅费

   宿

  

  

*宴请陪同人员数量及名单详见附件

  

  

  

  

  

来访审批表编号

 

 

经办人(签字):                    经费负责人(签字):

 

                                                                 

 

国际处负责人(签字): 

                                                                         

  备注:1)该表格用于外宾来访接待使用。

         2)外宾接待学校只负责落地接待,原则上不得列支外宾来华的国际旅费,特殊情况需要报销的,由国际处审核报经主管校领导签批。

 

附件3

西安交通大学外专项目执行审批表

承办部门(学院):                                      项目编码:        

来访单位

来访时间

               日至                        

来访人数

外专级别

校级领导和著名专家学者 □   其他 □

外专名单

                                       *可添加附件,含姓名和职务

国际/国内旅费

    宿

   

   

*宴请陪同人员数量及名单详见附件

市内交通

讲 座 费

   

   

   

   

来访审批表编号

项目经费来源:

经审核项目报销金额         (大写):

 

经办人(签字):                   经费负责人(签字):

          

 

国际处负责人(签字):

         

       备注:1)各类外专项目填写此表。 2)非国际处经费支持外专项目需按规定提前进行来访审批。

             3)接待计划或行程表由国际处留存备案。4)外汇业务以财务处核销结果为准。

 

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